Il noleggio operativo è una pratica che, nonostante i suoi numerosi vantaggi, sembra essere ancora poco conosciuta e praticata dalle piccole e medie aziende del nostro Paese. Tranne in un segmento specifico: quello delle stampanti e copiatrici multifunzione, e più in generale dei sistemi di gestione documentale.

La maggior penetrazione in questo segmento di mercato ha varie motivazioni. A cominciare da quelle “storiche”, visto che il noleggio era già molto praticato per le fotocopiatrici, macchine di cui i moderni sistemi multifunzione sono, per molti versi, la naturale evoluzione. Ma soprattutto, le stampanti multifunzione sembrano essere un caso da manuale per il noleggio operativo, in quanto presentano tutte le caratteristiche che le rendono il prodotto perfetto per questa operazione.

Bisogna sottolineare che:

•  che le stampanti multifunzione sono macchine che presentano un’elevata obsolescenza strutturale – in pratica, il loro hardware invecchia rapidamente. Questo perché sono composte da molti organi meccanici (sistemi di trascinamento carta), elettromeccanici (i vari motori, le testine di stampa inkjet…) e ottici/fotoelettrici (tamburi o rulli fotosensibili, laser, sensori…) che, per loro natura, sono soggetti a usura.
• che l’obsolescenza è anche operativa, ovvero legata alle funzionalità. Il prodotto noleggiato, in genere, mantiene nel tempo le funzionalità che aveva all’uscita della fabbrica, salvo piccoli miglioramenti ottenibili tramite upgrade software. Ma le esigenze degli utilizzatori possono evolversi, anche radicalmente, nei 12, 24 o 36 mesi del noleggio.

Per esempio, è verosimile che una stampante noleggiata anche solo un paio di anni fa non disponga di interfaccia wireless per essere utilizzata con smartphone e tablet. E che ovviamente non disponga dei protocolli software necessari (Apple AirPrint, Google Print eccetera). Quindi, le stampanti della passata generazione sono già, di fatto, obsolete per ogni organizzazione che abbia inserito nel suo workflow apparecchi mobili “smart”.

Ma può anche succedere, più semplicemente, che serva una stampante multifunzione più veloce, o che nuove normative obblighino a installare sistemi con minori consumi, o che non usino o emettano determinate sostanze inquinanti. Insomma, ci sono moltissimi motivi che concorrono a far sì che un sistema multifunzione, alla fine del noleggio, abbia un valore vicino allo zero, rendendone assolutamente non conveniente l’acquisto (che è invece l’opzione più praticata con il leasing finanziario).

Infine, durante tutta la loro vita operativa i multifunzione vanno gestiti e hanno frequente bisogno di manutenzione ordinaria e straordinaria, oltre che di materiali di consumo, con costi difficili da valutare per l’azienda, in quanto cambiano con i volumi di stampa in modo non lineare.

Il noleggio risolve, di fatto, ciascuno di questi problemi. Praticamente tutti i contratti di noleggio operativo prevedono la possibilità di cambiare macchina in ogni momento, mentre in caso di acquisto (a rate o in leasing) la cosa è burocraticamente complicatissima a causa delle implicazioni finanziarie e fiscali.

È difficile valutare le spese operative della stampante? Si può stipulare un abbonamento che preveda un pagamento di una quota fissa per ogni pagina stampata: il noleggiatore fornisce non solo la macchina e l’assistenza, ma anche i consumabili necessari a stampare un determinato numero di pagine. Il costo di stampa per pagina diventa quindi un parametro fisso, decisamente più semplice da gestire (in genere, però, questo costo non contempla il foglio di carta).

Naturalmente, il costo per pagina concordato varierà in base a una serie di parametri, tipicamente se la pagina è in formato A4 o A3, e se è in bianco e nero o a colori, se i materiali di consumo sono originali o compatibili. Il controllo del numero di fogli stampati avviene tramite contatori pilotati dal firmware del sistema di stampa. Molti multifunzione possono trasmettere al fornitore i conteggi insieme ad altri dati sullo status della macchina, in modo da permettere una programmazione “ad hoc” da remoto degli interventi di manutenzione e rifornimento.

Quando al noleggio si abbina una quota fissa per pagina stampata, si parla generalmente di abbonamenti a costo copia; di fatto, i relativi contratti sono stipulati per un determinato carico di lavoro mensile

Con i contratti a costo copia è facile sapere quanto si spende in azienda per stampare ogni singolo foglio: quota mensile diviso numero di stampe, sommiamo il costo della carta e il gioco è fatto. Questo fra l’altro rende semplicissimo suddividere i costi di stampa fra i dipartimenti aziendali, grazie ai software di controllo delle macchine.

Un altro vantaggio di carattere economico derivante dal noleggio di stampanti per il proprio ufficio o la propria azienda è di carattere fiscale. Il canone che l’azienda paga può essere dedotto al 100%. Si può dire, quindi, che scegliere di noleggiare le multifunzioni è un buon modo anche per pagare meno tasse. Quando in un contratto di noleggio sono incluse anche le forniture di toner, cartucce, vaschette, ecc., senza costi aggiuntivi, il beneficio per l’azienda è notevole.

I consumabili devono essere per forza rimpiazzati e le macchine, anche le migliori, necessitano di manutenzioni e riparazioni. Questo semplice ragionamento è fondamentale per capire come il noleggio sia il modo migliore per avere macchine sempre efficienti senza il problema delle spese impreviste. Per quelle attività che stampano, scansionano e fotocopiano molto, l’opzione del noleggio delle multifunzione, anziché l’acquisto, è fortemente consigliata.

In breve quindi i principali vantaggi del noleggio di stampanti/multifunzione sono:

• Costi fissi e programmabili
• Deduzione fiscale del canone
• Nessuna spesa per i consumabili
• Assistenza rapida on-site
• Stampanti/multifunzione di ultima generazione

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